Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.
К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.
Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:
- провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
- войти в курс дела;
- точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.
Как принять дела после увольнения главбуха
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, как и передача дел при увольнении главного бухгалтера вовсе не являются обязательными. Это всего лишь элемент профессиональной этики. Законодательством процесс увольнения главбуха никак не регламентирован. Вы можете разработать свои правила и закрепить их во внутренних документах. Мы же предлагаем придерживаться следующего алгоритма.
Инвентаризация перед увольнением главбуха обязательна только, если он материально-ответственное лицо. А это возможно в ситуации, когда главбух занимает по совместительству должность кассира и подписал договор о полной материальной ответственности. В остальных случаях составить акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности – дело добровольное. Тем не менее, ее лучше провести, и вот почему.
Во-первых, вы узнаете, насколько отчетные данные соответствуют реальным.
Во-вторых, если увольняющийся главный бухгалтер, допустил нарушения, повлекшие штрафы и пени, вы их выявите. Ведь в ходе инвентаризации пересчитывают не только имущество, но и обязательства, в том числе и перед бюджетом.
В третьих, результаты инвентаризации пригодятся при приеме нового главбуха.
Рекомендации по оформлению акта
-
Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.
-
Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.
-
Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
-
На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).
-
Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.
-
В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.
-
Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
- наименование;
- номер документа;
- суть сделки или операции;
- данные составителя;
- подпись руководителя организации и печать (если она используется).
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.
В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.
Причины увольнения могут быть следующие:
- нанесения ущерба организации;
- разглашение коммерческой тайны;
- по собственному желанию.
Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:
- Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
- Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
- Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
- наименование;
- номер документа;
- суть сделки или операции;
- данные составителя;
- подпись руководителя организации и печать (если она используется).
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Ответственность бывшего бухгалтера
Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.
Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.
Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.
Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:
| Нарушение | Штраф |
| Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой | 4000-5000 руб. |
| Нарушение отчетности по валютным операциям | 4000-5000 руб. |
| Нарушение норм предоставления статистических данных | 3000-5000 руб. |
| Ведение деятельности без регистрации в налоговой | 2000-3000 руб. |
| Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации | 300-500 руб. |
| Искажение в отчетности сумм более чем на 10% | 2000-3000 руб. |
Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.
Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.
Как оформить прием-передачу дел
В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.
В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.
Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 «О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера — начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации» (далее — Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.
Каждая организация, исходя из требований Закона «О бухгалтерском учете», вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.
Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:
издание приказа о приеме-передаче дел;
инвентаризация имущества и обязательств;
инвентаризация расчетных операций;
проверка состояния учета и отчетности;
собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);
составление акта приема-передачи дел.
Требования к акту передачи документов другому лицу
При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.
Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.
Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.
В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.
Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.
Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.
В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).
Рекомендации по оформлению акта
- Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.
- Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.
- Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
- На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).
- Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.
- В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.
- Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.
Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.
Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:
- разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
- в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
- организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
- обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
- другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.
Как передать дела в новые руки
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.